DEFINICIÓN DE CORRESPONDENCIA, DOCUMENTO, ARCHIVO Y REGISTRO.

ADMINISTRACION  II

DEFINICIONES:

  CORRESPONDENCIA:

Trato reciproco entre personas que se mantienen, se envían o se reciben ya sea por medio de cartas, fax, correo electrónico u otro medio.

En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.

DOCUMENTO:

Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades.

Desde el punto de vista administrativo, documento se define como toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo.

REGISTRO:

Encontramos para este término dos acepciones:

·         Lugar.- donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos.

·         Libros u otros medios.- donde será anotada y referida toda la documentación de entrada y/o salida que tiene lugar.

La finalidad básica del registro en términos generales es el control de todos los documentos que entran y/o salgan en los diferentes órganos de la entidad.

ARCHIVO:

Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan).