CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN INTERNA Y EXTERNA

v  CLASIFICACION DE DOCUMENTOS INTERNOS:

SON AQUÉLLOS QUE SE IMPRIMEN PARA UN DEPARTAMENTO.

v  CIRCULAR

v  MEMORÁNDUM

v  CONVOCATORIA

v  ACTA DE JUNTA (MINUTA)

v  INFORMES

CIRCULAR:

ES EL ESCRITO QUE SE EMPLEA PARA COMUNICAR SIMULTÁNEAMENTE UN MISMO ASUNTO A VARIAS O A NUMEROSAS PERSONAS, A QUIENES INTERESA POR IGUAL.

Y TAMBIÉN OBEDECIENDO A LAS INSTRUCCIONES, PROCEDIMIENTOS, ÓRDENES O INFORMACIÓN SOBRE ALGÚN TEMA O ASUNTO QUE SE ENVÍA A LOS EMPLEADOS, ETC., PARA SU CONOCIMIENTO Y EFECTO O CUANDO LAS ENTIDADES PÚBLICAS TRANSMITEN INFORMACIÓN A SUS SUBORDINAOS O ADMINISTRADOS.

LOS ELEMENTOS QUE COMPONEN A LA CIRCULAR SON:

·         MEMBRETE

·         LA PALABRA CIRCULAR CENTRADA EN LA PARTE SUPERIOR DEL PAPEL

·         NÚMERO O CLASIFICACIÓN; ESTE ELEMENTO SE ANOTA INMEDIATAMENTE DESPUÉS DE LA PALABRA CIRCULAR.

·         ASUNTO; QUE ES UN BREVE RESUMEN DE LO QUE CONTIENE EL TEXTO

·         FECHA

·         DIRECCIÓN; NOMBRE O DESIGNACIÓN DE LOS DESTINATARIOS.

·         TEXTO

·         DESPEDIDA

·         ANTEFIRMA

·         FIRMA

·         REFERENCIAS FINALES

                                                    EJEMPLO DE CIRCULAR

LA COSTEÑA S.A.

CIRCULAR NUM. 28

                                                     
ASUNTO: Horas extraordinarias de            trabajo.
                                             
                                                20 de marzo de 1997.

Al personal de este departamento:

        Acuerda el C. oficial Mayor que, a contar el 15 de los corrientes, se implante un sistema de trabajo extraordinario  para que, en un plazo improrrogable de treinta días, se despachen todos los asuntos que están pendientes en las secciones del departamento.

        Por lo tanto, sírvanse ustedes tomar nota, firmando e la relación adjunta de que dicho trabajo extraordinario se desarrollará todos los días hábiles, de lunes a viernes, de las 18:30 a las 22:00 horas.

                                                ATENTAMENTE
                                                EL JEFE DEL DEPARTAMENTO

                                                        Manuel Ruiz Flores

c.c.p. C. Oficial Mayor, Edificio

MFL/ eg

MEMORÁNDUM:

ES LA COMUNICACIÓN BREVE QUE SE UTILIZA PARA RECORDAR UN ASUNTO O DAR INDICACIONES SIMPLES. EL NOMBRE COMÚN DE ESTE ESCRITO ES MEMORÁNDUM, PERO SE ACEPTA EL TÉRMINO MEMORANDO. EN PLURAL EL TÉRMINO ES MEMORÁNDUMES, MEMORANDA O MEMORANDOS. ES INFORMAL Y NUNCA SE DEBE UTILIZAR PARA SANCIONAR A UNA DETERMINADA PERSONA.

LA MAYORÍA DE LAS OFICINAS OFICIALES, ORDENAN LA IMPRESIÓN DE SU FORMATO EN TAMAÑO MEDIA CARTA. EN ÉL APARECEN EL MEMBRETE Y LA PALABRA MEMORANDUM UBICADA EN LA PARTE CENTRAL SUPERIOR DEL PAPEL. SU REDACCIÓN ES SENCILLA Y BREVE, SÓLO SE ANOTA EL ASUNTO CUANDO EL TEXTO ES EXTENSO, LA FECHA ESE PUEDE ESCRIBIR ABREVIADA; NO LLEVA VOCATIVO, SE USA LA DESPEDIDA “ATENTAMENTE”. ALGUNOS DE LOS ASUNTOS RUTINARIOS QUE SE TRATAN EL MEMORÁNDUM PUEDEN SER LAS INDICACIONES DE TAREAS PARA UN SUBORDINADO, NOTA DE ASUNTOS A TRATARSE EN REUNIONES DE TRABAJO, ANOTACIÓN DE COMPROMISOS, RECORDATORIOS DE LAS ACTIVIDADES A REALIZARSE DURANTE EL DÍA, ETC.

LOS ELEMENTOS DE MEMORÁNDUM SON LOS SIGUIENTES:

·         MEMBRETE

·         LA PALABRA MEMORÁNDUM CENTRADA

·         ASUNTO; QUE ES UN BREVE RESUMEN DE LO QUE CONTIENE EL TEXTO

·         FECHA

·         DIRECCIÓN

·         TEXTO

·         DESPEDIDA

·         ANTEFIRMA

·         FIRMA

·         REFERENCIAS FINALES.

ALGUNOS DE LOS ELEMENTOS ARRIBA CITADOS SE OMITEN CUANDO EL MEMORÁNDUM CONSIGNA CASOS DE POCA TRASCENDENCIA. EL ASUNTO, POR EJEMPLO, PUEDE EXCLUIRSE EN EXPOSICIONES MUY CORTAS; LA ANTEFIRMA NO ES NECESARIA CUANDO EL FRECUENTE TRATO HA ESTABLECIDO CONFIANZA ENTRE LOS CORRESPONSALES Y RUTINA EN LOS TRAMITES; LA DIRECCIÓN SE REDUCE EN MUCHOS CASOS AL NOMBRE DEL DESTINATARIO, ETC.

EJEMPLO DEL MEMORANDUM

CENTRO DE BACHILLERATO TECNOLOGICO
Industrial y de servicios No. 107

MEMORANDUM

Marzo  25 /96.

AL C. JOAQUIN JIMENEZ LARA
C O N T R O L A D O R.

Sírvase usted expedir cheque bancario a favor de la imprenta LA LETRA de Oaxaca por la cantidad de $ 3 000. 00

A t e n t a m e n t e,

Ing. Felipe Pérez
Director.

CONVOCATORIA:

ES UN DOCUMENTO PRO EL CUAL SE CITA DE FORMA OFICIAL A UN GRUPO DE PERSONAS PARA TRATAR EN UN LUGAR DETERMINADO LOS TEMAS FIGURAN EN LA PROPIA CONVOCATORIA, Y EN UNA SEGUNDA, ES LA PUBLICACIÓN O DIFUSIÓN DE NOTAS INFORMATIVAS DE INTERÉS GENERAL QUE HACEN LAS EMPRESAS. SE PUEDEN DAR EN LA PROPIA EMPRESA O TENER PROYECCIÓN HACIA EL EXTERIOR.

EN LA ESTRUCTURA DE UNA CONVOCATORIA SE PUEDEN DISTINGUIR LOS SIGUIENTES APARTADOS:

·         EL TÍTULO, EN EL QUE DEBE CONSTAR EL TIPO DE REUNIÓN (CONSEJO, ASAMBLEA, JUNTA...) Y EL NOMBRE DEL ORGANISMO, ASOCIACIÓN O GRUPO QUE SE REÚNE.

·         LA CONVOCATORIA PROPIAMENTE DICHA, EN LA QUE SE PIDE A LOS DESTINATARIOS QUE ACUDAN A LA REUNIÓN, SE COMUNICA EL MOTIVO DE LA MISMA Y SE PRECISA LA FECHA, LA HORA Y EL LUGAR DONDE SE CELEBRARÁ.

·         EL ORDEN DEL DÍA, QUE ES LA RELACIÓN DETALLADA DE LOS ASUNTOS QUE HAN MOTIVADO LA CONVOCATORIA DE LA REUNIÓN. LO HABITUAL ES QUE EL PRIMER PUNTO A TRATAR SEA LA «LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA DE LA SESIÓN ANTERIOR» Y QUE EL ÚLTIMO SEA «RUEGOS Y PREGUNTAS».

·         EL CIERRE, QUE SUELE COMPRENDER ESTOS ELEMENTOS:

o    LA FECHA Y EL LUGAR DESDE DONDE SE ESCRIBE EL COMUNICADO.

o    ANTEFIRMA DEL PRESIDENTE.

o    FIRMA DEL PRESIDENTE.

o    PIE DONDE FIGURA EL NOMBRE COMPLETO DEL DESTINATARIO DE LA CONVOCATORIA.

EN OCASIONES, ESTE DATO PUEDE APARECER EN EL LUGAR HABITUAL DE LA DIRECCIÓN INTERIOR.

ACTA DE JUNTA (MINUTA):

LA  MINUTA ES UN DOCUMENTO ESCRITO DE LA NATURALEZA INFORMA QUE HACE LAS VECES DE ACTA, SOLO QUE CON UNA REDACCIÓN MUY BREVE Y ESCUETA QUE SERVIRÁ DE BASE PARA ELABORAR, CUANDO SEA INDISPENSABLE, EL ACTA FORMA. CONSIGNA EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN, EL NOMBRE DE LOS PARTICIPANTES Y LA SÍNTESIS DE SUS PROPOSICIONES, ASÍ COMO LA RELACIÓN DE ACUERDOS QUE TOMARON LOS ASISTENTES Y LOS ASUNTOS QUE FUERON RECHAZADOS. CONTIENE TAMBIÉN LA RELACIÓN DE ASISTENTES, LA HORA Y LUGAR DE LA CELEBRACIÓN Y EL OBJETIVO DE LA REUNIÓN.

EL FORMATO DEL ENCABEZADO DE UN TEXTO PUEDE APEGARSE AL SIGUIENTE MODELO:

·         MINUTA DE LA SESIÓN DE TRABAJO.

·         LUGAR DE LA REUNIÓN (DESPACHO DEL DIRECTOR X).

·         FECHA DE LA SESIÓN (DÍA, MES Y AÑO).

·         RELACIÓN DE ASISTENTES (NOMBRE Y PUESTO DE LOS PARTICIPANTES).

·         OBJETIVO DE LA REUNIÓN: CONCLUIR SOBRE LAS VENTAJAS Y DESVENTAJAS PARA CERRAR LA OPERACIÓN DE COMPRAVENTA CON X PROVEEDOR QUE OFRECE X EQUIPO. (SE NUMERAN LAS INTERVENCIONES, SEÑALANDO EN CADA UNA EL NOMBRE DEL PARTICIPANTE Y LAS CONCLUSIONES A LAS QUE SE VAN LLEGANDO).

INFORMES:

LOS INFORMES SON COMUNICADOS QUE PUEDEN VARIAR DESDE LO MÁS SIMPLE HASTA AQUEL QUE CUBRA REQUISITOS MÁS FORMALES, AMBOS TIENEN COMO PROPÓSITO EL AYUDAR A LAS PERSONAS A COMPRENDER EL AMBIENTE DE LA INSTITUCIÓN A LA CUAL PERTENECEN O TIENEN ALGÚN VÍNCULO, DE IGUAL MANERA SON EL MATERIAL QUE AYUDA A FUNCIONARIOS PARA LA TOMA DE DECISIONES.

ANTES DE REDACTAR CUALQUIER INFORME SE DEBE TENER EN CUENTA PRIMERAMENTE: ¿QUIÉN LO VA A HACER? Y ¿QUÉ USO VA A TENER?

EL INFORME ADMINISTRATIVO ES EL INSTRUMENTO TÍPICO DE COMUNICACIÓN ASCENDENTE, DESCENDENTE Y/O HORIZONTAL, QUE SE EMPLEA EN EL SECTOR INTERNO DE LAS ORGANIZACIONES L HACIA FUERA DE ESTAS.

 ESTOS INFORMES PUEDEN SER EMITIDOS EN FORMA PERIÓDICA (CADA MES, CADA AÑOS, ETC.) O DE FORMA ESPORÁDICA, RESPONDIENDO A LA NECESIDAD DE INFORMACIÓN DE UN SUPERIOR. ESTE COMUNICADO NO ES MUY EXTENSO, POR LO GENERAL ES CONCRETO Y OBJETIVO, PREVALECIENDO LA CLARIDAD Y VERACIDAD, INFORMANDO LOS ACONTECIMIENTOS OCURRIDOS Y LLEGANDO A UNA CONCLUSIÓN POR PARTE DEL QUE EMITE EL INFORME Y POSIBLEMENTE SE EMITA TAMBIÉN UNA SUGERENCIA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA, SI ES QUE EXISTE.

v  CLASIFICACION DE DOCUMENTOS EXTERNOS:

SON AQUELLOS EMITIDOS FUERA DE LA EMPRESA Y LUEGO RECIBIDOS Y CONSERVADOS EN LA EMPRESA.

v  OFICIOS

v  CARTA COMERCIAL

v  OTROS

OFICIOS:

SE ENTIENDE POR OFICIO, LA FORMA DE CORRESPONDENCIA QUE SUSTITUYE A LA CARTA EN LAS OFICINAS DEL GOBIERNO Y EN CIERTAS INSTITUCIONES COMO.  SOCIEDADES, SINDICATOS, CLUBES Y OTRAS.

ELEMENTOS DEL OFICIO.

·         EL MEMBRETE, IMPRESO O ESCRITO EN MÁQUINA, COMO EN LA CARTA, EN EL PUNTO 15.

·         LAS REFERENCIAS INICIALES O CUADRO CLASIFICADOR, CONTIENE EL NOMBRE DE LA DEPENDENCIA QUE GIRA EL OFICIO, DEPARTAMENTO Y SECCIÓN QUE LO TRAMITAN, NÚMERO DEL ESCRITO EN ORDEN PROGRESIVO Y CLASIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE.  SE ESCRIBEN GENERALMENTE EN EL PUNTO 40 DE LA ESCALA.

·         EL ASUNTO, QUE SINTETIZA EL CONTENIDO DEL OFICIO, PARA FACILITAR A LAS PERSONAS QUE EXPIDEN O RECIBEN ESTE DOCUMENTO, ENTERARSE RÁPIDAMENTE DEL CONTENIDO DEL MISMO.  SE ESCRIBE TAMBIÉN EN EL 40, SEPARADO DE LAS REFERENCIAS POR CUATRO INTERLÍNEAS

·         LA FECHA, QUE COMPRENDE: CIUDAD, ESTADO, DÍA, MES Y AÑO.  SE INICIA EN EL PUNTO 40 Y SEPARADA POR DOS O CUATRO INTERLÍNEAS DEL ASUNTO.

·         EL DESTINATARIO, QUE COMPRENDE  TRES PARTES:  EL NOMBRE DE LA PERSONA A QUIEN SE DIRIGE, EL CARGO, EL DOMICILIO Y EL LUGAR DE SU RESIDENCIA, ANTEPONIENDO A ÉSTE EL CÓDIGO POSTAL.  SEPARADO DE LA FECHA POR CUATRO INTERLÍNEAS.

·         LOS ANTECEDENTES DEL OFICIO QUE SE CONTESTA, ESCRITOS EN EL 40 SEPARADOS POR DOS INTERLÍNEAS DEL DESTINATARIO.

·         EL TEXTO O CUERPO DEL OFICIO,  ENTRE LOS MÁRGENES 50 Y 75.

·         LA DESPEDIDA, ESCRITA EN LOS PUNTOS 25 Ó 40.

·         EL LEMA, ESCRITO EN EL PUNTO 40.

·         LA ANTEFIRMA, EN EL PUNTO 40.

·         EL NOMBRE DEL FIRMANTE, EN EL PUNTO 40.

·         LOS DATOS FINALES: ANEXO, C.C.P. Y REFERENCIAS,  COMO EN LA CARTA; PERO ESCRITOS EN EL MARGEN 20.

EJEMPLO DE OFICIO

DEPENDENCIA. Dirección Gral. de Telégrafos Nacionales.
 SECCION. Depto. Mantenimiento.
MESA. Tercera.
NUM. DE OFICIO. 31/84
EXPEDIENTE. MT- 05/84

ASUNTO: Se comunica fecha de mantenimiento de la red telegráfica de la región de Tuxtetec, Oax.

México, D.F. 21 de junio de 1996

C. EDUARDO MARTINEZ GOMEZ
ADMINISTRADOR DE LA OFICINA
DE TELEGRAFOS NACIONALES
AV. 5 DE MAYO 34
TUXTEPEC, OAX.

        Comunico a usted que por acuerdo del C. Director General de Telégrafos Nacionales, el día 9 de julio del presente año, se iniciará el mantenimiento general de la red telegráfica que cubre la región de Tuxtepec, Oax., principiando es esa oficina a su cargo. Por lo tanto pedimos a usted, brinde las facilidades necesarias al Sr. Fidel Pérez Manzano, responsable del trabajo a realizarse.

        A t e n t a m e n t e,

“SUFRAGIO EFECTIVO, NO REELECCION”

JEFE DE MANTENIMIENTO

Ing. Adolfo Gutiérrez Domínguez
AGD/mi

CARTA COMERCIAL:

LA CARTA COMERCIAL ES LA REPRESENTACIÓN DE UNA SOCIEDAD O ESTABLECIMIENTO COMERCIAL, SE DIRIGE A SIMILARES PARA TRATAR ASUNTOS DE NEGOCIOS. SE DISTINGUE POR EL MEMBRETE COMERCIAL DISEÑADO POR LA NEGOCIACIÓN, LOS COLORES Y EN OCASIONES LOS DISEÑOS QUE EN EL PAPEL CARTA SE IMPRIMEN. GENERALMENTE SE ESCRIBE A MÁQUINA Y CON TONO AMABLE Y RESPETUOSO.

PARTES QUE COMPONEN EL ESQUEMA DE LA CARTA COMERCIAL:

·         MEMBRETE. INSCRIPCIÓN IMPRESA EN LA PARTE SUPERIOR DEL PAPEL DE ESCRIBIR QUE INDICA EL NOMBRE, DOMICILIO Y CIUDAD EN DONDE SE ENCUENTRA LA PERSONA, NEGOCIO O SOCIEDAD QUE REMITE LA CARTA.

·         LUGAR Y FECHA. SE FORMA DEL NOMBRE DE LA CIUDAD Y ESTADO DONDE SE REMITE LA CARTA, DEL DÍA, MES Y AÑO EN QUE SE ESCRIBE.

·         DESTINATARIO. NOMBRE, DOMICILIO Y LUGAR DE LA PERSONA A QUIEN SE REMITE LA CARTA. SE LE UBICA ABAJO DEL LUGAR Y FECHA, EN EL MARGEN IZQUIERDO SUPERIOR COMO LO MUESTRA EL ESQUEMA RESPECTIVO.

·         VOCATIVO. SALUDO ANTERIOR AL TEXTO. SU COLOCACIÓN ES ABAJO Y EN DIRECCIÓN VERTICAL DEL MARGEN DEL DESTINATARIO. AL FINALIZAR SU ESCRITURA SE ESCRIBEN DOS PUNTOS.

·         TEXTO. LLAMADO TAMBIÉN CUERPO DE LA CARTA. CONSISTE EN EL DESARROLLO DEL ASUNTO A TRATAR EN LA MASIVA. SE SUGIERE INICIARLO CON UNA INTRODUCCIÓN Y FINALIZAR CON UNA CONCLUSIÓN.

·         DESPEDIDA. FRASE FINAL DE LA CARTA. SE UTILIZA LA ADECUADA DE ACUERDO AL TIPO DE COMUNICADO.
ANTEFIRMA. CONTIENE EL LEMA COMERCIAL, LA DENOMINACIÓN DEL NEGOCIO O LA RAZÓN SOCIAL.

·         FIRMA. ELEMENTO QUE SE FORMA DE DOS PARTES: NOMBRE Y APELLIDOS DE LA PERSONA QUE ESCRIBE Y LA RÚBRICA CORRESPONDIENTE.

·         CARGO. SE REFIERE AL PUESTO QUE DESEMPEÑA LA PERSONA QUE SUSCRIBE LA CARTA Y SE UBICA DEBAJO DE LA FIRMA.

·         ANEXOS. SI AL DOCUMENTO SE ADJUNTA OTRO, ES CONVENIENTE ESPECIFICARLO EN LA PARTE INFERIOR; ABAJO DEL CARGO.

·         OTROS DATOS. NO SIEMPRE SE UTILIZA ESTA PARTE, SÓLO CUANDO SE REQUIERA QUE EL CONTENIDO DE LA CARTA LLEGUE A OTRAS PERSONAS POR MEDIO DE COPIAS. SE ORDENA POR JERARQUÍAS Y SE UTILIZA LA ABREVIATURA C.C.P. (CON COPIA PARA...).

·         REFERENCIAS FINALES. COMO MEDIDA DE CONTROL DE LA CORRESPONDENCIA, EN LA ESQUINA INFERIOR IZQUIERDA, DEBERÁN ANOTARSE CON LETRAS MAYÚSCULAS LAS INICIALES DEL NOMBRE DEL QUE SUSCRIBE, SEPARARLAS POR UNA DIAGONAL, COMO U OTRO SIGNO; DE LAS PERSONA QUE ESCRIBE LA CARTA.

EJEMPLO DE  LA CARTA COMERCIAL

FERRETERA DEL GOLFO S.A.
Allende 536                             Tel 5 82 66 57
     Veracruz, Ver.

     
                                Abril 25 de 1996

FERRETERIA NACIONAL.
HIDALGO 1340
CORDOBA VER.

Distinguidos señores:

        Enviamos a ustedes por separado, las cotizaciones de los artículos solicitados en su amable carta de fecha 20 de abril de 1996. Estos precios estarán garantizados hasta el último día del mes del presente años, en vista que próximamente aumentará el costo de los mismos.

        Estamos seguros que los bajos precios de nuestros artículos, serán muy favorables para ustedes. Confiamos en su preferencia y esperamos su amable pedido.

     
A t e n t a m e n t e

FERRETERIA DEL GOLFO, S.A.

        Miguel Escobar Martínez.
GERENTE

C/Anexos. Relación de precios de artículos.

MEM/rbh